RSS

MỲ ĂN LIỀN CHO HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

10 Aug

Kiểm soát nội bộ (KSNB) được hiểu nôm na là những cách thức quản lý (bao gồm giảm thiểu rủi ro, tăng cường tính hiệu quả) tất cả các hoạt động của công ty, tổ chức, được cụ thể hóa bằng những chính sách, quy phạm, nhằm đảm bảo đạt đến mục tiêu một cách chất lượng nhất.

Hay nói ngắn gọn hơn, bản chất của KSNB chính là quản trị chất lượng. Vài ví dụ nhỏ để các bạn hiểu thế nào là quản trị chất lượng.

VD1: Hàng ngày bạn đọc tin trên báo, nếu bạn có tư duy về chất lượng, bạn sẽ đặt câu hỏi, liệu nguồn tin trên báo có đáng tin cậy hay không, bạn sẽ tiến hành kiểm tra, đầu tiên, bạn sẽ xem xét thương hiệu báo đó có uy tín hay không, sau đó, bạn sẽ tìm những thông tin tương tự ở những tờ báo khác, trong và ngoài nước thông qua search những “key word”,v.v…

VD2: Giả sử A nhờ B đi mua một chiếc cốc với mức giá trung bình trên thị trường là 5.000đ, nhưng khi B mang cốc về báo giá cho A là 10.000đ, A sẽ phải thắc mắc: giá có thể chênh lệch từ 1.000đ – 2.000đ, nhưng không thể tăng gấp đôi được, để làm rõ, A sẽ hỏi B chỗ mua ở đâu, chiếc cốc này có đặc biệt gì hơn chiếc cốc giá 5.000đ khác,v.v…

Như vậy, quản trị chất lượng không phải chỉ xuất hiện trong công ty, mà xuất hiện trong đời sống hàng ngày nếu chúng ta biết quan sát, lưu tâm về tính hợp lý, hiệu quả.

Thông thường, các doanh nghiệp nhỏ khi đưa ra quyết định đều ít quan tâm đến việc kiểm soát. Lấy VD2 để mô phỏng cho quyết định mua vật dụng trong doanh nghiệp nhỏ, thông thường sẽ để một nhân viên tự khảo giá tự mua, chủ doanh nghiệp thường chỉ quan tâm xem món đồ mình cần có xuất hiện hay chưa chứ ít quan tâm có thể mua món đồ với giá rẻ nhất (chất lượng tương đương) hay không. Đó gọi là chú trọng kết quả chứ ko để ý đến hiệu quả.

Cũng lấy VD2 để minh hoạ cho cách quản lý chất lượng:

Kiểm tra tính hợp lý:

Làm sao biết mức giá trung bình trên thị trường của chiếc cốc là 5.000đ? Nhân viên thu mua phải nộp cho chủ doanh nghiệp ít nhất 3 bảng báo giá của 1 mặt hàng cùng quy cách, từ đó doanh nghiệp sẽ xác định đươc mức giá trung bình, xác định được nhà cung cấp.

Kiểm tra tính hiệu quả:
Vấn đề ở đây là chi phí tốn cho việc kiểm tra tính hợp lý phải thấp hơn giá trị rủi ro thì doanh nghiệp mới cần kiểm soát. Trong VD2, nếu món hàng giá trị quá nhỏ, trong khi chi phí thời gian nhân viên dò giá, nộp lên chủ doanh nghiệp, đợi chủ doanh nghiệp quyết định lớn hơn rất nhiều, thì doanh nghiệp chấp nhận rủi ro này mà không cần kiểm soát.

Giải quyết vấn đề mang tính hệ thống chỉ có thể từ việc tuyển dụng nhân sự

Có nghĩa là mọi việc xuất phát từ con người. Chủ doanh nghiệp phải xác định được, những vị trí liên quan đến thu chi tiền cần sự trung thực, trong tình huống tình hình thực tế chất lượng nhân sự không cho phép, doanh nghiệp bắt buộc phải có ít nhất 1 người có đức tính này để kiểm soát những vị trí còn lại.

Nguyên tắc kiểm soát:

Mọi hoạt động đều phải có đối tượng khách quan kiểm soát, đối tượng khách quan đây có 2 hình thái:
– Con người: Luôn phải có 1 người chứng kiến hoạt động của người còn lại.
– Vật: chủ yếu là giấy tờ, khi nào cũng phải có ký tá xác nhận giữa các bên hữu quan.
nhằm mục đích: tránh rủi ro ngay tại thời điểm hoạt động, khắc phục sự cố khi xảy ra vấn đề (có bằng chứng, vật chứng).

Hiệp Trần
Zag Village: True happiness from the inside.

 
Leave a comment

Posted by on August 10, 2011 in Kinh tế, kinh doanh

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: